Povinná evidence pracovní doby podle zákoníku práce

Od EasyHours | 10. ledna 2025

Kompletní průvodce povinnostmi evidence pracovní doby pro české firmy podle §96 zákoníku práce

Štítky: docházkový systém, evidence pracovní doby, výkaz práce, zákoník práce, §96, povinná evidence

Podle §96 zákoníku práce má každý zaměstnavatel v České republice povinnost vést evidenci pracovní doby svých zaměstnanců. Tato zákonná povinnost platí už řadu let a byla posílena rozhodnutím Soudního dvora EU z roku 2019 (případ CCOO vs. Deutsche Bank), které zdůraznilo nutnost objektivní, spolehlivé a přístupné evidence pracovní doby.

V tomto článku vysvětlíme vše, co jako zaměstnavatel potřebujete vědět o povinné evidenci pracovní doby – od zákonných požadavků přes praktickou implementaci až po možné sankce. Poskytneme vám konkrétní rady, jak zavést docházkový systém, který splňuje všechny zákonné požadavky a zároveň usnadňuje administrativu.

Ať už provozujete malou firmu nebo větší organizaci, tento průvodce vám pomůže pochopit vaše povinnosti a správně nastavit evidenci docházky zaměstnanců.

Obsah

• Co říká zákoník práce o evidenci pracovní doby
• Kdo musí vést evidenci docházky
• Co přesně musíte evidovat
• Jak správně vést docházkový systém
• Sankce za nedodržení povinností
• Moderní řešení pro evidenci docházky

Co říká zákoník práce o evidenci pracovní doby

Podle §96 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen vést u jednotlivých zaměstnanců evidenci:

• odpracované směny
• práce přesčas (včetně práce, za kterou bylo poskytnuto náhradní volno)
• noční práce
• doby v době pracovní pohotovosti

Evidence pracovní doby musí obsahovat začátek a konec odpracované doby. To je zásadní pro kontrolu dodržování zákonných limitů pracovní doby a minimálních dob odpočinku.

Proč je evidence povinná?

Povinná evidence pracovní doby slouží k několika účelům:

• Kontrola zákonných limitů - maximálně 40 hodin týdně, maximální přesčasy
• Výpočet mezd a příplatků - za přesčasy, noční práci, práci o víkendech a svátcích
• Ochrana zaměstnanců - zajištění minimálních dob odpočinku mezi směnami
• Důkazní prostředek - při kontrolách inspektorátu práce nebo sporech

Vliv evropské legislativy

V roce 2019 vydal Soudní dvůr EU rozhodnutí v případu CCOO vs. Deutsche Bank (C-55/18), které zdůraznilo, že všechny členské státy EU musí vyžadovat od zaměstnavatelů zavedení objektivního, spolehlivého a přístupného systému pro měření denní pracovní doby. České právo již tyto požadavky obsahovalo v §96 zákoníku práce, ale rozhodnutí vedlo k větší pozornosti kontrolních orgánů.

Kdo musí vést evidenci docházky

Povinnost vést evidenci pracovní doby se vztahuje na všechny zaměstnavatele bez výjimky:

• Soukromé společnosti všech velikostí
• Veřejné instituce a státní správa
• Neziskové organizace se zaměstnanci
• OSVČ, které zaměstnávají byť jediného zaměstnance

Vztahuje se povinnost na všechny zaměstnance?

Ano, evidence musí být vedena pro všechny zaměstnance včetně:

• Zaměstnanců na hlavní pracovní poměr
• Zaměstnanců na zkrácený úvazek
• Brigádníků na DPP a DPČ (od roku 2024 zpřísněné požadavky)
• Vedoucích pracovníků (s výjimkou vrcholového managementu za specifických podmínek)

Výjimky z evidence

Velmi omezená výjimka může platit pouze pro vrcholové vedoucí zaměstnance, kteří:

• Mají smluvně sjednanou pružnou pracovní dobu
• Sami si rozvrhují pracovní dobu
• Mají ve smlouvě výslovně uvedeno osvobození od evidence

Tato výjimka se však týká pouze zlomku zaměstnanců a musí být řádně zdokumentována v pracovní smlouvě.

Co přesně musíte evidovat

Docházkový systém musí zaznamenávat následující údaje:

Povinné údaje podle §96:

1. Začátek a konec směny - přesný čas příchodu a odchodu
2. Práce přesčas - všechny hodiny nad rámec stanovené týdenní pracovní doby
3. Noční práce - práce mezi 22:00 a 6:00
4. Pracovní pohotovost - doba pohotovosti a práce během ní

Doporučené údaje pro kompletní evidenci:

• Přestávky na jídlo a oddech - pro prokázání dodržení povinných přestávek
• Dovolená a nemoc - pro přehled o absencích
• Služební cesty - evidence práce mimo pracoviště
• Home office - práce z domova

Forma evidence

Zákon nestanovuje konkrétní formu evidence. Můžete použít:

• Papírové výkazy práce - nejjednodušší, ale neefektivní
• Excel tabulky (docházka Excel) - levné, ale náchylné k chybám
• Profesionální docházkový software - automatické výkazy práce, minimální administrativa
• Aplikace docházka - mobilní evidence odkudkoliv

Jak správně vést docházkový systém

Základní požadavky na systém:

1. Objektivnost - data musí být nestranná a přesná
2. Spolehlivost - systém musí fungovat bez výpadků, data musí být chráněna
3. Přístupnost - zaměstnanci musí mít přístup ke své evidenci

Praktické kroky implementace:

1. Vyberte vhodný docházkový systém

   • Pro malé firmy: jednoduchá aplikace docházka
   • Pro střední firmy: komplexní docházkový software s výkazy práce
   • Pro velké firmy: integrovaný systém s napojením na mzdy

2. Nastavte interní pravidla

   • Kdy a jak evidovat docházku
   • Kdo schvaluje výkazy práce
   • Postup při zapomenutí evidence

3. Zaškolte zaměstnance

   • Jak používat docházkový systém
   • Proč je evidence důležitá
   • Jaké jsou důsledky nesprávné evidence

4. Pravidelně kontrolujte

   • Týdenní kontrola úplnosti evidence
   • Měsíční schvalování výkazů práce
   • Export dat pro mzdovou účtárnu

Archivace a uchovávání dat

• Minimálně 10 let - evidence slouží jako mzdový podklad
• Bezpečné uložení - ochrana osobních údajů podle GDPR
• Zálohy - pravidelné zálohování dat

Sankce za nedodržení povinností

Nedodržení povinnosti vést evidenci pracovní doby může mít vážné důsledky:

Finanční sankce:

• Až 400 000 Kč za chybějící evidenci pracovní doby
• Až 2 000 000 Kč za nedodržení rozvržení pracovní doby
• Opakované pokuty při nezjednání nápravy

Další důsledky:

• Nařízení okamžité nápravy od inspektorátu práce
• Nemožnost prokázat oprávněnost mezd a příplatků
• Soudní spory se zaměstnanci o neproplacené přesčasy
• Poškození reputace firmy

Kontroly inspektorátu práce

Státní úřad inspekce práce pravidelně kontroluje:

• Existence a úplnost evidence pracovní doby
• Dodržování maximální týdenní pracovní doby
• Poskytování minimálních dob odpočinku
• Správnost výpočtu a proplácení přesčasů

Moderní řešení pro evidenci docházky

Proč nahradit Excel profesionálním docházkovým systémem?

Zatímco docházka Excel může vypadat jako levné řešení, moderní docházkový software přináší:

• Automatické výkazy práce - žádné ruční sčítání hodin
• Mobilní aplikace docházka - evidence odkudkoliv
• Okamžitý přehled docházky - real-time data pro management
• Integrace se mzdovými systémy - úspora času při zpracování mezd
• Splnění všech zákonných požadavků - bez starostí při kontrole

Výhody pro různé velikosti firem:

Malé firmy (do 20 zaměstnanců):

• Jednoduchá aplikace docházka
• Minimální náklady
• Rychlá implementace

Střední firmy (20-100 zaměstnanců):

• Komplexní docházkový systém
• Automatické výkazy práce
• Schvalovací workflow

Velké firmy (100+ zaměstnanců):

• Pokročilé funkce plánování směn
• Integrace s HR systémy
• Detailní analytika a reporty

Závěr: Začněte s profesionálním docházkovým systémem

Evidence pracovní doby není jen zákonná povinnost – je to nástroj pro efektivní řízení firmy. Správně nastavený docházkový systém vám ušetří čas, peníze a starosti při kontrolách.

EasyHours.cz je moderní docházkový systém navržený speciálně pro české firmy. Splňuje všechny požadavky §96 zákoníku práce a nabízí:

• ✅ Jednoduchou aplikaci docházka pro všechny zaměstnance
• ✅ Automatické výkazy práce bez administrativy
• ✅ Kompletní evidenci docházky v souladu se zákonem
• ✅ Českou podporu a snadnou implementaci

Vyzkoušejte EasyHours zdarma a nahraďte Excel profesionálním docházkovým systémem. Implementace trvá pouze pár minut a ušetří vám hodiny práce měsíčně. Buďte připraveni na kontroly a mějte dokonalý přehled o docházce svých zaměstnanců!