Loading...
Od EasyHours | 5. dubna 2025
Praktický průvodce novými požadavky na evidenci pracovní doby pro české společnosti
Štítky: evidence pracovní doby, zákonné požadavky, malé a střední podniky, registrace času
Nebojte se – v tomto blogovém příspěvku odpovídáme na nejčastější otázky týkající se evidence pracovní doby jasným a uklidňujícím jazykem bez právního nebo technického žargonu.
Probíráme témata jako: Kdo musí registrovat čas? Jak má být pracovní doba evidována? Co s prací z domova? Co je to samoorganizující zaměstnanec? Jak mají být data uchovávána? a Které systémy lze použít? Na závěr také získáte tip na jednoduché řešení, které zajistí, že vaše společnost splní všechna pravidla pracovní doby bez potíží.
Stručně řečeno: Všichni zaměstnavatelé a zaměstnanci jsou zahrnuti do požadavku na evidenci pracovní doby. Bez ohledu na to, zda je vaše společnost velká nebo malá, a bez ohledu na to, zda zaměstnanci pracují na plný úvazek, částečný úvazek, v pružné práci nebo jsou placeni hodinově, jejich pracovní doba musí být registrována denně. Dokonce i zaměstnanec, který pracuje pouze několik hodin týdně, musí své hodiny registrovat.
Existuje jen několik možných výjimek. Vrcholoví manažeři (např. generální ředitel, který právně není považován za "zaměstnance") mohou být z požadavku vyňati. Kromě toho existuje pojem "samostatně organizující pracovníci" – zaměstnanci ve zvláštních pozicích s vysokou mírou autonomie. Ti mohou být z registrace vyňati, ale vyžaduje to specifickou dohodu (více o samostatně organizujících pracovnících níže). Pro většinu společností to však nebude relevantní, takže počítejte s tím, že všichni zaměstnanci musí registrovat svou pracovní dobu.
Nový zákon vyžaduje, abyste registrovali celkovou pracovní dobu každého zaměstnance za každý den. To znamená počet hodin, které jednotlivec odpracoval v daný den. Nemusíte zaznamenávat přesně kdy během dne byla práce vykonána (čas příchodu a odchodu není vyžadován) – pouze kolik hodin bylo celkem odpracováno daný den. Pokud například zaměstnanec pracuje 7 hodin v kanceláři a později 1 hodinu doma večer, den by měl být registrován jako celkem 8 hodin.
Kdo provádí registraci a jak často? Nejběžnější je, že zaměstnanec sám registruje své hodiny, například prostřednictvím systému evidence pracovní doby nebo časového rozvrhu. Zákon neříká nic o tom, jak často se to má dít – může to být denně, týdně nebo po dokončení každého úkolu, podle toho, co dává smysl ve vaší společnosti. Důležité je, aby registrace byly spolehlivé. Doporučuje se vést čas průběžně (nejlépe denně nebo blízko tomu), dokud je to ještě čerstvé v paměti, abyste se vyhnuli chybám. Jako zaměstnavatel může být dobré vytvořit některé jednoduché interní směrnice pro to, jak a kdy mají zaměstnanci registrovat svou pracovní dobu, aby to všichni dělali správně a konzistentně.
Co má být evidováno jako pracovní doba? Evidovat se má pouze skutečná pracovní doba. Přestávky, které jsou neplacené (tedy kdy zaměstnanec nedostává mzdu a není k dispozici pro práci), se nezapočítávají. Naopak musí být evidovány všechny pracovní hodiny – i když se jedná o přesčasy bez dodatečné mzdy nebo práci vykonávanou v neobvyklou dobu. Druh mzdy nebo platby není pro evidenci podstatný – rozhodující je, zda je čas věnován práci.
Platí požadavek i pro práci z domova? Ano – práce z domova musí být evidována stejně jako práce na pracovišti. Pokud zaměstnanec pracuje z domácí kanceláře jeden den nebo si vezme pár hodin navíc večer doma, tyto hodiny se musí přičíst k celkové pracovní době daného dne. Nový zákon nerozlišuje mezi tím, kde se práce vykonává; důležité je, aby všechny pracovní hodiny dne byly zahrnuty do evidence.
Stojí za zmínku, že pravidla o době odpočinku jsou při příležitostné práci z domova poněkud flexibilní. Normálně pravidlo 11 hodin říká, že zaměstnanec musí mít 11 souvisejících hodin odpočinku během každých 24 hodin. Pokud zaměstnanec dobrovolně pracuje trochu doma večer (nad rámec normální pracovní doby), tyto hodiny se samozřejmě počítají jako práce, ale nepovažuje se to za porušení pravidel o době odpočinku – za předpokladu, že je to příležitostné a organizované samotným zaměstnancem. Jinými slovy, nemusíte se obávat porušení zákona o době odpočinku, pokud zaměstnanec občas zvolí práci později z domova. Pokud je však práce z domova pevnou nebo podstatnou součástí práce, platí běžná pravidla o době odpočinku jako obvykle. V každém případě musí být evidována veškerá pracovní doba, bez ohledu na to, zda probíhá v kanceláři, v terénu nebo doma.
"Samoorganizující zaměstnanec" je pojem z pravidel pracovní doby, který pokrývá určité zaměstnance na pozicích s velmi vysokou mírou svobody při organizování své práce. Zaměstnanec je považován za samoorganizátora, pokud buď může zcela sám rozhodovat o tom, kdy je práce vykonávana, nebo pokud pracovní doba vůbec nemůže být měřena nebo předem stanovena kvůli povaze práce. Typicky se bude jednat o velmi málo osob, například některé vrcholové manažery nebo specialisty, kteří nemají pevnou rutinu nebo čas příchodu a v praxi si sami disponují svým časem.
Aby mohl být zaměstnanec skutečně vyňat jako samoorganizátor, musí to být dohodnuto a explicitně uvedeno v pracovní smlouvě. Pokud je osoba klasifikována jako samoorganizátor, znamená to, že může být vyňata z požadavku na registraci času (a obvykle jsou také vyňati z určitých částí pravidel o době odpočinku a 48hodinového limitu). Důležité: Samoorganizátoři jsou výjimkou, která potvrzuje pravidlo. Naprostá většina zaměstnanců nejsou samoorganizátoři. Jinými slovy byste měli tuto výjimku používat pouze ve zcela zvláštních případech. Pokud si nejste jisti, zda může být určitá pozice považována za samoorganizující, musí být provedeno konkrétní posouzení – a jak bylo zmíněno, vyžaduje to písemnou dohodu. Pro většinu společností budou všichni zaměstnanci muset registrovat pracovní dobu zcela normálně.
Jak dlouho a jak máme uchovávat registrace? Musíte uchovávat dokumentaci registrované pracovní doby nejméně 5 let. Tento požadavek znamená, že denní výkazy práce nebo data ve vašem systému musí být k dispozici i po mnoha letech. Kromě toho musí mít zaměstnanec přístup ke svým vlastním registrovaným datům. Současní i bývalí zaměstnanci mají právo získat informace o tom, kolik pracovali v daném období, i až pět let zpět v čase.
Pro praktické řízení to znamená, že vaše data o evidenci pracovní doby musí být uložena bezpečně a strukturovaně. Používejte systém nebo metodu, kde data nelze tajně měnit nebo ztratit. Měli byste také zajistit, že můžete zaměstnanci poskytnout nebo ukázat všechny jeho záznamy za posledních 5 let, pokud o to požádá. Pokud je ze systému velmi obtížné data vytáhnout, může to být problém – přístup zaměstnance k informacím musí být v praxi "dostupný".
Nezapomeňte také zacházet se záznamy důvěrně, protože mohou obsahovat osobní údaje o pracovní době zaměstnanců a případně o absenci. Dodržujte běžné směrnice pro osobní údaje/GDPR, například zajistěte, aby k datům měly přístup pouze relevantní osoby, a smažte informace po vypršení doby uchovávání. Ale v zásadě: mějte řešení, které automaticky ukládá všechny záznamy pracovní doby minimálně po dobu pěti let a umožňuje je podle potřeby najít podle zaměstnance.
Musíme investovat do drahého digitálního systému? Ne nutně – zákon vám dává svobodu metod při výběru systému evidence pracovní doby, pokud splňuje požadavky na to, aby byl "objektivní, spolehlivý a dostupný." To znamená, že systém musí být schopen přesně měřit celkovou denní pracovní dobu (objektivní), musí být možné datům důvěřovat (spolehlivý) a jak zaměstnavatel, tak zaměstnanec musí mít přístup k informacím (dostupný).
V praxi lze evidenci pracovní doby provádět mnoha způsoby. Může to být zcela jednoduché, například kus papíru nebo tabulka, kde si zaměstnanec zapisuje své hodiny. Může to být také elektronické razítko, nástroj pro řízení projektů s evidencí hodin nebo specializovaná aplikace pro evidenci pracovní doby. Není požadavek, aby to bylo digitální – fyzický zápisník nebo e-mail s hodinami za den může v zásadě stačit. Ale ve skutečnosti bude digitální řešení často velkou výhodou. Digitální systémy mohou automaticky zajistit, že se data bezpečně ukládají po dobu 5+ let, mohou chránit před chybami a podvody (například uzamčením předchozích záznamů) a usnadňují zaměstnancům přehled o jejich vlastních hodinách.
Ať už si vyberete cokoliv, ujistěte se, že systém vyhovuje vašemu každodennímu provozu. Pokud máte málo zaměstnanců a jednoduchou organizaci, možná si vystačíte s jednoduchým formulářem. Pokud máte mnoho zaměstnanců nebo měnící se pracovní doby, digitální systém evidence pracovní doby vám může ušetřit spoustu času a starostí. Zvažte také integraci s mzdovým systémem nebo plány směn, pokud je to relevantní – některé systémy mohou registrovat pracovní dobu automaticky například z přihlášení nebo přístupových karet, ale není to povinnost.
Tip: Nejdůležitější je, aby vaše řešení splňovalo zákonné požadavky. Více o výhodách a nevýhodách různých metod si můžete přečíst v našem článku o výhodách digitální evidence pracovní doby. Pokud potřebujete pomoc se začátkem, můžete také následovat průvodce s 5 kroky k zavedení evidence pracovní doby ve firmě.
Zavádění evidence pracovní doby nemusí být složité. EasyHours.cz je dobrým příkladem řešení, které usnadňuje dodržování všech zákonných požadavků. S EasyHours mohou zaměstnanci rychle registrovat svou pracovní dobu (také přes mobil) a systém automaticky zajišťuje bezpečné uložení všech dat po dobu 5 let. Současně mají vedení i zaměstnanci vždy přístup k potřebným informacím. EasyHours je navržen specificky tak, aby byl jednoduchý, spolehlivý a plně v souladu se zákonem, takže se můžete soustředit na své podnikání místo na administrativu.
Chtěli byste to vyzkoušet ve své firmě? Navštivte EasyHours.cz a přečtěte si více a začněte s bezplatnou zkušební dobou. Nechte EasyHours pomoci vám učinit evidenci pracovní doby snadnou, efektivní a v souladu s předpisy – tak budete připraveni na nové požadavky bez zbytečné extra práce. ✅