Loading...
Od EasyHours | 10. dubna 2025
Průvodce výběrem optimálního docházkového systému, který vyhovuje potřebám vaší firmy
Tagy: docházkový systém, evidence docházky, výkaz práce, digitalizace
Výběr správného docházkového systému pro vaši firmu může být zásadní pro efektivitu, spokojenost zaměstnanců i dodržování zákonných požadavků. S mnoha možnostmi na trhu však může být obtížné se zorientovat a najít přesně to řešení, které vyhovuje vašim potřebám.
V tomto článku vás provedeme procesem výběru optimálního docházkového systému. Podíváme se na nejdůležitější kritéria, která byste měli zvážit, typické chyby, kterým se vyhnout, a jak najít rovnováhu mezi jednoduchostí a funkcionalitou. Ať už jste malá firma, která začíná s evidencí docházky poprvé, nebo větší organizace, která chce upgradovat svůj současný systém, získáte zde konkrétní rady pro správnou volbu.
Výběr správného docházkového systému od začátku je zásadní z několika důvodů. Především evidence pracovní doby už není volbou, ale zákonnou povinností: Všichni zaměstnavatelé musí evidovat pracovní dobu svých zaměstnanců. Správný docházkový software pomáhá vaší firmě dodržovat zákon bez zbytečných komplikací, protože zajišťuje spolehlivou evidenci docházky a ukládání dat.
Za druhé jde o dlouhodobou efektivitu. Pokud nyní investujete do kvalitního docházkového systému, vyhnete se nutnosti později měnit – což může být časově náročný a drahý proces. Dobře fungující systém vám rychle poskytne přehled docházky, usnadní zpracování mezd a uvolní čas na důležitější úkoly.
Nakonec je uživatelská přívětivost obrovským faktorem: Vyberete-li systém, který vaši zaměstnanci snadno používají (ideálně aplikaci docházka nebo web), zvýšíte šanci, že všichni budou evidovat svůj čas správně. To vytváří lepší data a méně frustrace. Zkrátka, správná volba od začátku vám dá klid, protože budete v souladu se zákonem a získáte řešení, které funguje v každodenní praxi.
Tip: Pokud jste úplně noví v digitální evidenci docházky, můžete si přečíst náš návod, jak začít s docházkovým systémem pro plán implementace. Zde získáte pomoc pro dobrý start s vaším novým systémem.
Když vaše firma vybírá nový docházkový systém, je třeba zvážit řadu důležitých kritérií. Zde probíráme sedm klíčových bodů, které vám pomohou učinit správnou volbu:
Uživatelská přívětivost: Docházkový software musí být snadno použitelný pro všechny zaměstnance – bez ohledu na technickou úroveň. Intuitivní řešení s jednoduchým designem zajistí, že evidence docházky se stane snadnou součástí každodenního života, nikoli ztrátou času. Zvažte, zda je systém v češtině, zda jsou menu přehledná a zda je snadné se jej naučit. Čím uživatelsky přívětivější, tím větší pravděpodobnost, že jej všichni skutečně správně používají každý den.
Cena: Zvažte jak pořizovací cenu, tak průběžné náklady. Pro malé a střední podniky může být rozpočet omezený, takže jde o to najít řešení, které splňuje vaše potřeby, aniž by rozbilo banku. Pamatujte, že nejlevnější řešení není vždy nejlepší – pokud levný systém postrádá důležité funkce nebo je těžké jej používat, může nakonec stát více ve ztraceném čase a frustraci. Porovnejte ceny různých řešení a všimněte si, zda je cena za uživatele, za měsíc, nebo případně jednorázová licence.
Mobilní přístup: Dnes se mnoho práce děje na cestách nebo mimo kancelář. Ujistěte se, že vyberete systém s aplikací docházka nebo mobilně přívětivou webovou stránkou, aby zaměstnanci mohli evidovat čas ze svého smartphonu nebo tabletu. Mobilní přístup usnadňuje zaměstnancům "příchod a odchod" bez ohledu na to, zda jsou v kanceláři, doma nebo na návštěvě u zákazníka. Zvyšuje to šanci, že čas bude evidován v reálném čase a správně, místo toho, aby si to museli pamatovat později.
Ukládání dat a bezpečnost: Docházkový systém musí bezpečně ukládat vaše data. Podle zákonných požadavků musí být informace o pracovní době uchovány až několik let, takže systém by měl být schopen zvládnout dlouhodobé ukládání dat. Zjistěte, kde jsou data ukládána – je to v cloudu na bezpečném serveru? – a zda dodavatel splňuje GDPR a další bezpečnostní standardy. Chcete spolehlivý systém, který neztratí data a který chrání osobní údaje zaměstnanců.
Výkazy práce a reporty: Dobré možnosti vytváření výkazů práce jsou nutností. Musíte být schopni snadno vytáhnout výkazy o pracovní době za dané období, jak pro kontrolu dodržování předpisů, tak pro použití dat pro mzdy, fakturaci nebo analýzy produktivity. Vyberte docházkový software, kde můžete několika kliknutími generovat přehledné výkazy práce zaměstnanců, přesčasy, dovolenou atd. Bonusem je, pokud můžete výkazy přizpůsobit nebo exportovat data do Excel/PDF podle potřeby.
Podpora a pomoc: Technologie by měla fungovat, ale je důležité mít pomoc po ruce, pokud vzniknou otázky nebo problémy. Zkontrolujte, jaká podpora je nabízena: Je k dispozici česká podpora? Telefonická podpora, chat nebo e-mail? Jak rychle odpovídají? Zejména na začátku můžete potřebovat trochu pomoci navíc s nastavením nebo používáním systému. Dodavatel s dobrou zákaznickou podporou může udělat celý rozdíl v tom, zda implementace bude pozitivní zkušeností. Případně si přečtěte recenze od jiných zákazníků o zkušenostech s podporou.
Integrace s dalšími systémy: Evidence docházky zřídka funguje izolovaně. Může vám ušetřit spoustu manuální práce, pokud se docházkový systém může integrovat s vašimi dalšími systémy – například mzdovým systémem, účetním systémem nebo nástroji pro řízení projektů. S dobrou integrací mohou být evidované hodiny automaticky převedeny na výplatu mezd nebo fakturaci, takže se vyhnete dvojímu zadávání. Zvažte programy, které již ve firmě používáte, a zjistěte, zda s nimi může docházkový software komunikovat. To poskytuje efektivnější pracovní postup a méně chyb.
Když firmy poprvé vybírají docházkový systém, opakují se některé typické chyby. Zde jsou některé pasti a rady, jak se jim vyhnout:
Příliš jednostranné zaměření na cenu: Samozřejmě musí ekonomika fungovat, ale dávejte pozor, abyste nehledali pouze nejlevnější řešení. Typickou chybou je vybrat bezplatný nebo velmi levný systém, který se ukáže jako obtížně použitelný nebo postrádá zásadní funkce. Řešením je vzít v úvahu celkový obraz – buďte ochotni zaplatit za kvalitu, pokud to v dlouhodobém horizontu ušetří čas a problémy.
Výběr příliš složitého systému: Některé firmy skončí s příliš pokročilým systémem, protože si myslí "čím více funkcí, tím lépe". Ale pokud je systém příliš rozsáhlý, může působit zastrašujícím nebo nepřehledným způsobem pro uživatele. Výsledkem je, že zaměstnanci možná nepoužívají všechny ty fantastické funkce – nebo ještě hůře, vyhýbají se systému úplně. Této chybě se vyhnete sladěním složitosti systému s vašimi skutečnými potřebami. Často je jednodušší řešení nejlepší pro menší firmy (více o tom níže).
Nezapojení zaměstnanců: Je velkou chybou učinit rozhodnutí v uzavřené kanceláři bez vstupu od těch, kteří budou systém denně používat. Pokud zaměstnanci cítí, že jim byl nový systém "vnucen", může vzniknout odpor. Tomu se vyhnete zapojením zaměstnanců do procesu včas – například získáním zpětné vazby na uživatelskou přívětivost během bezplatné zkušební doby. Tímto způsobem získáte jejich souhlas a cítí vlastnictví k řešení.
Žádná zkušební doba nebo test: Kupovat zajíce v pytli je riskantní. Typickou chybou je zavést systém bez předchozího řádného testování. Naštěstí většina poskytovatelů nabízí bezplatnou zkušební verzi nebo demo. Využijte ji! Nechte pár zaměstnanců vyzkoušet systém v praxi na týden nebo dva. Tak objevíte případné výzvy předtím, než se příliš zavážete. Zkušební doba také dává možnost upravit nastavení, vytvořit instrukce a zajistit, že jste vybrali správně před konečnou investicí.
Zapomenutí na budoucnost: Možná máte nyní jen málo zaměstnanců, ale co za pár let? Chybou je vybrat řešení, které nelze škálovat nebo přizpůsobit vývoji firmy. Proto zvažte také budoucí potřeby: Zvládne systém, pokud zdvojnásobíte počet zaměstnanců? Lze dokoupit nové funkce, pokud potřeby porostou? Přemýšlením dopředu zajistíte, že systém může růst s vaší firmou a vyhnete se nutnosti znovu měnit za krátkou dobu.
Věnováním pozornosti těmto bodům se můžete vyhnout nejhorším pastím. Jde o to být realistický, věnovat čas průzkumu trhu a zapojit ty, kteří budou řešení používat. Tak budete silnější ve svém výběru evidence docházky od začátku.
Trh nabízí vše od úplně jednoduchých aplikací až po velmi pokročilé docházkové systémy. Ale který typ nejlépe vyhovuje menší nebo střední firmě?
Nejčastěji malé firmy získají největší hodnotu z jednoduchých systémů. Jednoduché řešení se zaměřuje na to podstatné – snadnou evidenci docházky zaměstnanců – bez spousty dalších (a potenciálně matoucích) funkcí. To obvykle znamená nižší náklady, rychlejší implementaci a uživatelsky přívětivější zkušenost. Zaměstnanci se mohou rychle naučit systém znát a vy rychle začnete správně evidovat čas.
Složitější řešení často cílí na velké firmy se složitými potřebami: Mohou zahrnovat vše od řízení projektů, plánování směn, HR moduly, integraci s mnoha různými systémy atd. Může být lákavé vybrat "Rolls Royce" řešení, ale pro malou firmu to může být jako střílet vrabce kanonem. Riskujete, že zaplatíte za funkce, které nikdy nevyužijete, a systém může být těžší udržovat.
Proto: Buďte upřímní ohledně svých potřeb. Pokud primárně potřebujete sledovat příchody/odchody a zajistit, aby nikdo nepracoval příliš mnoho, pak je jednoduchý docházkový systém pravděpodobně dostačující. Vždy můžete upgradovat později, pokud vznikne potřeba. Začněte jednoduše – nejdůležitější je, že začnete s evidencí docházky, splníte zákonné požadavky a získáte výhody, které digitální docházkový systém přináší v každodenní praxi.
(Přečtěte si případně náš článek o výhodách digitálního řešení, abyste viděli, co konkrétně získáte vypuštěním papíru a Excelu.)
Výběr správného docházkového systému vyžaduje trochu přípravy, ale rychle se to vrátí v podobě jednodušší administrace, spokojenějších zaměstnanců a bezpečného dodržování zákonných požadavků. Myslete dlouhodobě a najděte řešení, které vyhovuje vaší firmě dnes i zítra. Když jste zvážili kritéria jako uživatelská přívětivost, cena, mobilní přístup, ukládání dat, výkazy práce, podpora a integrace – a také se vyhnuli typickým pastím – jste dobře připraveni učinit správné rozhodnutí.
A co teď? Pokud hledáte jednoduchý a efektivní docházkový systém, je EasyHours jasnou volbou. EasyHours splňuje všechna zmíněná kritéria uživatelsky přívětivým způsobem a je vyvinut s ohledem na potřeby malých a středních podniků. Začněte svou bezplatnou zkušební dobu na EasyHours.cz ještě dnes a zažijte, jak snadné může být mít přehled o pracovní době – rychle začnete a budete plně v souladu se zákonem bez problémů. Jsme připraveni vám pomoci dobře začít!