Loading...
Od EasyHours | 5. dubna 2025
Průvodce důsledky nedostatečné evidence pracovní doby
Štítky: evidence pracovní doby, zákonné požadavky, eu-pravidla, pracovní doba, doba odpočinku, časová evidence, české zákonodárství
Jak to ovlivní vaši společnost, pokud odložíte nebo přehlédnete požadavek na evidenci pracovní doby? V tomto blogovém příspěvku se podíváme na důsledky – právní, ekonomické a praktické – nedostatečné evidence pracovní doby. Od 1. července 2024 musí všichni zaměstnavatelé evidovat pracovní dobu svých zaměstnanců a porušení zákona o pracovní době může vést k pokutám až po náhrady škod. Vše vysvětlujeme klidným a poučným jazykem bez zastrašovacích kampaní, uvádíme příklady možných scénářů a ukážeme vám bezpečné řešení, které odstraní riziko a ušetří čas.
Dne 1. července 2024 vstoupil v České republice v platnost nový zákon o evidenci pracovní doby. To znamená, že všichni zaměstnavatelé musí mít objektivní, spolehlivý a dostupný systém pro evidenci denní pracovní doby svých zaměstnanců. Účelem zákona je zajistit dodržování předpisů o pracovním prostředí týkajících se např. denních období odpočinku a 48hodinového limitu pracovního týdne, a také vytvořit transparentnost ohledně pracovní doby. Požadavek se vztahuje prakticky na všechny zaměstnance – pouze několik samostatně organizujících vrcholových zaměstnanců může být vyňato, a to musí být uvedeno ve smlouvě. Pro většinu malých a středních podniků (MSP) to znamená, že musí zavést nějakou formu evidence času, pokud ji ještě nemají. Přečtěte si více o konkrétních zákonných požadavcích na evidenci pracovní doby.
Úřady (např. Inspektorát práce) dohlížejí na dodržování pravidel. Nedostatečná evidence pracovní doby sama o sobě nemá v zákonném textu žádnou specifickou pokutu, ale staví společnost do zranitelné pozice: Bez evidence nemáte žádnou dokumentaci o tom, že dodržujete pravidla. V praxi to může vést k neúmyslnému porušení pravidel pracovní doby – nebo k tomu, že nemůžete prokázat svou nevinu, pokud bude vzneseno obvinění. Níže procházíme různé důsledky ignorování nebo odkládání požadavku na evidenci pracovní doby.
Pokud nedodržujete zákonný požadavek na evidenci pracovní doby, může to mít právní důsledky. Inspektorát práce se již nyní zaměřuje na nový požadavek a zaměstnavatel, který nemůže doložit pracovní dobu zaměstnanců, riskuje sankce. Zpočátku mohou úřady vydat varování nebo nařízení – např. nařízení zavést systém do určité lhůty. Pokud je to ignorováno nebo jsou objevena přímá porušení pravidel pracovní doby (jako pravidla odpočinku nebo 48hodinový limit), může Inspektorát práce uložit pokuty. V nejhorším případě mohou dokonce požadovat, aby společnost dočasně zastavila provoz, dokud nebudou problémy vyřešeny.
Podle zákonů o pracovním prostředí může být porušení pravidel odpočinku a pracovní doby potrestáno pokutou a v extrémních případech vězením (až 2 roky) za závažnější, úmyslná porušení. Je třeba zdůraznit, že tresty odnětí svobody jsou mimořádně vzácné a relevantní pouze u velmi závažných případů – ale ilustruje to, že zákonodárce bere tuto oblast vážně. Pokuty jsou bližší riziko: mohou se lišit podle rozsahu porušení a velikosti společnosti. V případech porušení pravidel odpočinku pracuje Inspektorát práce se standardními pokutami, kde základní částka je typicky kolem 20 000–45 000 Kč za porušení. Pokud bylo postiženo více zaměstnanců nebo existují přitěžující okolnosti, může se úroveň pokut dále eskalovat – potenciálně dosáhnout velmi vysokých částek. V obzvláště závažných případech s mnoha opakovanými porušeními by celkové pokuty mohly teoreticky dosáhnout milionů korun, i když většina malých a středních podniků se doufejme nikdy nedostane ani blízko této úrovně.
Dalším právním důsledkem je náhradní odpovědnost vůči zaměstnancům. Předpisy o pracovním prostředí a pracovní době dávají zaměstnancům právo na odškodnění, pokud jsou pravidla porušena. Pokud zaměstnanec dokáže (nebo jen tvrdí), že pracoval nad zákonný limit, a vy to nemůžete vyvrátit kvůli chybějící registraci, může soud zaměstnanci přiznat odškodnění. Taková odškodnění se obvykle pohybují v rozmezí 25 000–50 000 Kč na zaměstnance, v závislosti na závažnosti porušení. Příklad: V konkrétním případě týkajícím se 48hodinového pravidla musel zaměstnavatel zaplatit 25 000 Kč zaměstnanci, který pracoval příliš mnoho hodin během 4měsíčního období. Jako zaměstnavatel máte povinnost zajistit, aby žádný zaměstnanec nepřekročil tyto limity, takže pokud se to stane, odpovídá za to zaměstnavatel. Bez spolehlivého systému evidence pracovní doby může být nemožné dokumentovat dodržování pravidel – a pak stojíte právně velmi slabě.
Když zákon není dodržován, dopadá to i na zisk. Ekonomické důsledky chybějící evidence pracovní doby úzce souvisí s právními: Pokuty od úřadů a odškodnění/náhrady zaměstnancům musí platit společnost a mohou se stát nákladnou záležitostí. Dokonce i menší pokuty (např. 20-50 000 Kč) mohou být citelné pro malou společnost, a pokud je postiženo více zaměstnanců, mohou se částky vymknout kontrole. Kromě samotné pokuty přicházejí potenciální soudní náklady – čas a peníze strávené řešením příkazů, soudních sporů nebo vyjednáváním s odbory. Zdroje, které mohly být lépe využity v podnikání, jsou místo toho vázány v hasičských akcích.
Chybějící evidence pracovní doby může také nepřímo vést k ekonomickým ztrátám. Pokud nemáte přehled o hodinách, riskujete chyby ve výplatách mezd – např. že se vyplatí příliš málo za přesčasy (což může vést k požadavkům na doplacení později), nebo že platíte příliš mnoho, protože nikdo nemá přehled. Obojí je dlouhodobě drahé. Kromě toho může absence dobrého systému ztížit optimalizaci pracovních postupů a efektivní využití času zaměstnanců. Bez dat o pracovní době ztrácí vedení důležitý základ pro optimální plánování zdrojů, což může zasáhnout produktivitu.
V neposlední řadě by se neměly podceňovat měkké ekonomické důsledky, jako je ztráta pověsti. Pokud společnost opakovaně porušuje pravidla pracovní doby nebo se proslaví tím, že se nestará o pracovní prostředí svých zaměstnanců, může to poškodit značku a ztížit přilákání jak zákazníků, tak talentů. V odvětvích s vysokým pokrytím odbory může nedostatečná registrace také vést k více sporům s odbory, které často končí drahými smíry nebo soudními spory. Celkově se může "úsporné opatření" odložením registrace času ukázat jako skutečně drahé, když se započítají všechny následné náklady.
Kromě dlouhé ruky zákona a ekonomiky existuje řada praktických důsledků neimplementování registrace času. Především stojíte bez dokumentace pracovní doby zaměstnanců. To může znít abstraktně, ale pomyslete na situace, kde je dokumentace zásadní: například pokud se zaměstnanec zraní v práci. V případě pracovního úrazu může být důležité prokázat, kdy a jak dlouho dotyčný pracoval, jak kvůli pojištění, tak pro určení, zda byla dodržena pravidla pracovního prostředí (jako doba odpočinku) před nehodou. Pokud nemáte žádné záznamy, jste ve špatné pozici pro prokázání, že jste zaměstnance netlačili za rozumné hranice. Nedostatečná dokumentace tak může zhoršit výsledek případu pro společnost nebo zpozdit vyřizování případu.
Dalším praktickým problémem je, že bez systému riskujete vnitřní neshody a nejistotu. Zaměstnanci si mohou být nejistí, jak mají registrovat svůj čas – nebo zda vůbec dostávají správnou mzdu za přesčasy. To může vytvořit frustraci a nedůvěru, pokud nejsou jasné linie. Malá nedorozumění ohledně pracovní doby se mohou bez společného referenčního bodu rozrůst. Například zaměstnanec si může myslet, že pracoval více než bylo dohodnuto, zatímco vedení si to možná neuvědomuje – bez registrace taková situace snadno skončí konfliktem nebo nespokojeností, které se dalo vyhnout.
Kromě toho může nedostatečná evidence pracovní doby způsobit provozní problémy v každodenním provozu. Plánování personálu, dovolených, přesčasů atd. se stává obtížnějším bez jednotného systému. Ztrácíte čas na manuální úkoly, protože nemáte automatický způsob sběru dat. Může být lákavé pokračovat "jak jsme zvyklí" a myslet si, že to nějak půjde – ale často skončíte tím, že strávíte více času zmatky s výkazy práce, Excel tabulkami nebo dodatečnou racionalizací, než by trvalo zprovoznit chytrý systém. Jinými slovy: Bez systému evidence pracovní doby riskujete jak nepořádek, tak ztrátu času v administrativě, což je praktická překážka pro efektivní pracovní den.
Podívejme se na některé konkrétní scénáře, které ilustrují důsledky nedodržování pravidel pracovní doby a požadavku na evidenci:
Pokuta a nařízení od úřadů: Představte si, že přijde na návštěvu Státní úřad inspekce práce. Nemáte systém a zjistí se, že několik zaměstnanců pracuje bez evidence své pracovní doby. Úřad může například vydat nařízení k okamžitému zavedení evidence pracovní doby a současně udělit pokutu za porušení pravidel pracovní doby. Výše pokuty závisí na okolnostech, ale i menší prvotní přestupek může stát například 20-30.000 Kč. Pokud se rychle napravíte, možná se vyhnete jen s nařízením a poučením – ale stále je to stresující a rušivý zážitek, kterému se dalo snadno vyhnout.
Nárok na náhradu od zaměstnance (pravidlo 48 hodin): Zaměstnanec měl hodně práce a po několika měsících tvrdí, že často pracoval více než 48 hodin týdně v průměru. Protože u vás není systematická evidence, nemůžete předložit přesné výkazy práce. Zaměstnanec se obrátí na svůj odborový svaz, který pomáhá vznést nárok na odškodnění za porušení pravidla 48 hodin. V takovém sporu soud typicky vezme zaměstnancovo slovo za bernou minci, pokud společnost postrádá dokumentaci. Může to skončit tím, že budete muset zaplatit zaměstnanci 25.000 Kč jako odškodnění za období, které nemůžete doložit. Současně dostanete pokyn k zavedení systému, aby se to neopakovalo. Ať už je to jakkoliv, 25.000 Kč je značná částka – a tyto peníze by pravděpodobně mohly financovat systém evidence pracovní doby mnohokrát.
Špatný případ při pracovním úrazu: Během nešťastného dne dojde k pracovnímu úrazu ve vaší dílně, kde se zaměstnanec vážně zraní pozdě odpoledne. Státní úřad práce a pojišťovna vyšetřují případ. Žádají dokumentaci o pracovní době zraněného před úrazem, mimo jiné aby zjistili, zda bylo dodrženo 11hodinové pravidlo odpočinku v předchozích 24 hodinách. Protože nevedete evidenci pracovní doby, nemůžete předložit dokumentaci. Později se ukáže, že zaměstnanec pracoval do pozdních večerních hodin předchozí den a přišel zase brzy ráno – možná v rozporu s pravidly pro dobu odpočinku. Nedostatek dat ztěžuje vyvrácení obvinění a může vést k přísnějšímu posouzení vaší odpovědnosti. V nejhorším případě může pojišťovna snížit náhradu škody nebo může Státní úřad práce udělit dodatečnou pokutu za porušení pravidel doby odpočinku, navíc k již tak smutné situaci. Kdybyste měli řádnou evidenci, mohli jste buď porušení předejít – nebo dokumentovat, že jste skutečně dodržovali pravidla.
Administrativní chaos a ztráta času: V rušné menší firmě bez evidence pracovní doby se snažíte udržet přehled o pracovní době prostřednictvím důvěry a domácích řešení. Postupem času mají různí zaměstnanci různé dohody: někteří posílají hodiny e-mailem, jiní si je zapisují na papír. Když senior zaměstnankyně odchází na dovolenou, zjistíte, že nikdo nezaregistroval přesčasové hodiny, které odpracovala před dovolenou. Musíte strávit celý den rekonstrukcí jejího rozvrhu prohledáváním starých kalendářů a projektových poznámek. Současně je jiný zaměstnanec nespokojený, protože si myslí, že nedostal správnou úhradu za přesčasy za minulý měsíc. To vše vede ke stresu a dodatečné práci pro vedení. Je to příklad toho, jak nedostatek systému šetří čas zde a teď, ale stojí čas a bolesti hlavy později. Digitální systém by poskytl společný přehled a eliminoval tyto nejistoty.
Tyto scénáře ilustrují, že důsledky mohou zasáhnout jak právně, tak ekonomicky i prakticky. Naštěstí je mnoho věcí, které můžete udělat, abyste se dostali do takových situací. Klíčem je začít s evidencí pracovní doby chytrým způsobem – a nejlépe dříve, než se situace vyhrotí.
Pozitivní je, že řešení výše uvedených výzev je jednoduché: Zavedení spolehlivé evidence času a jasné politiky kolem ní. Pokud si nejste jisti, jak na to, je k dispozici pomoc. Zde jsou některé zdroje a tipy pro dobrý start:
Zvládněte pravidla: Začněte tím, že si přečtete nejdůležitější informace o zákonných požadavcích. Shromáždili jsme typické otázky a odpovědi v našich FAQ o evidenci pracovní doby – zde najdete informace o tom, kdo je zahrnut, co se musí evidovat a jak ukládat data atd. Podívejte se také na našeho průvodce povinnou evidencí pracovní doby pro kompletní přehled. Čím lépe pravidlům rozumíte, tím bezpečněji se v nich můžete orientovat.
Průvodce jak dobře začít: Zavedení evidence času nemusí být složité. Přečtěte si našeho průvodce Jak začít s docházkovým systémem, který krok za krokem vysvětluje, jak implementovat systém na vašem pracovišti. Průvodce pokrývá vše od výběru řešení, zapojení zaměstnanců, až po to, jak vytvořit jednoduchou politiku evidence času pro společnost. S plánem v ruce se vyhnete překvapením.
Vyberte správný systém: Existuje mnoho způsobů, jak evidovat čas – od jednoduchých tabulek po pokročilé digitální systémy. Volba závisí na vašich potřebách. V blogovém příspěvku Jak vybrat správný docházkový systém procházíme výhody a nevýhody různých řešení. Zvažte faktory jako uživatelskou přívětivost, možnost integrace s mzdovým systémem, mobilní aplikaci pro zaměstnance atd. Dobrý systém by měl usnadnit všem průběžnou evidenci času, aby se to nestalo břemenem v každodenním životě.
Zapojte zaměstnance: Nezapomeňte informovat a vzdělávat své zaměstnance při zavádění evidence pracovní doby. Objasněte jim, že účelem není kontrola pro kontrolu samotnou, ale že se jedná o zákonný požadavek a ochranu jejich práv (což také je). Klidně si promluvte o tom, jak může evidence pracovní doby všem poskytnout lepší přehled o pracovní době a zajistit například správné vyplácení přesčasů. Když zaměstnanci pochopí smysl a cítí se vyslyšeni, implementace probíhá hladčeji.
Využitím výše uvedených zdrojů a rad můžete poměrně rychle zvládnout evidenci pracovní doby. Mnoho společností již začalo – a čím dříve se připojíte, tím více předcházíte riziku nepříjemných důsledků, které jsme popsali dříve.
Na závěr stojí za zmínku, že s úkolem nemusíte zůstat sami. EasyHours byl vytvořen právě proto, aby pomohl společnostem, jako je ta vaše, bezpečně projít touto změnou. EasyHours.cz nabízí uživatelsky přívětivou aplikaci docházka, která automaticky splňuje všechny zákonné požadavky. S EasyHours mohou zaměstnanci snadno evidovat svou pracovní dobu přes počítač nebo smartphone a vy jako zaměstnavatel získáte kompletní přehled. Systém dokonce posílá upozornění, pokud někdo překračuje pravidla odpočinku nebo 48hodinového limitu, takže můžete včas zasáhnout a zůstat na správné straně zákona – bez stresu a bez nutnosti manuálního sledování.
Výběrem řešení jako EasyHours odstraňujete riziko pokut a právních problémů. Ušetříte také čas v administrativě: žádné další manuální zadávání do Excelu nebo zapomenuté lístky. Vše se zaznamenává automaticky a bezpečně ukládá do cloudu po požadovaných 5 let, připravené k dokumentaci, pokud by to někdy bylo potřeba. Současně získáte cenná data, která můžete použít k optimalizaci provozu a zajištění správného využití času zaměstnanců. To přináší klid jak vedení, tak zaměstnancům.
Výzva k akci: Jste připraveni učinit evidenci pracovní doby jednoduchou a bezstarostnou? Nechte EasyHours, aby vám pomohl na správnou cestu. Navštivte EasyHours.cz a dozvíte se více a získáte bezplatnou zkušební dobu. Můžete nás také kontaktovat pro nezávazný rozhovor – jsme připraveni poradit a zajistit, abyste bezpečně dosáhli cíle s novým zákonem o evidenci pracovní doby. S EasyHours jako partnerem se můžete s klidem soustředit na to, v čem jste nejlepší, s vědomím, že pracovní doba je evidována správně a že dodržujete zákon do puntíku. Usnadněte si to – a začněte s EasyHours ještě dnes!