Zásady ochrany osobních údajů

Službu EasyHours provozuje Martin Nielsen, Zollikerstrasse 23, 8008 Zürich, Switzerland („EasyHours“, „my“, „nás“ nebo „naše“).

V otázkách ochrany soukromí, žádostí o podporu nebo žádostí týkajících se práv k údajům nás můžete kontaktovat na adrese Reveal email.

Tyto Zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak shromažďujeme, používáme, zpřístupňujeme a chráníme osobní údaje v souvislosti se službou EasyHours.

1. Rozsah

EasyHours je služba pro sledování pracovní doby a správu pracovní síly určená firmám. Je určena podnikům a jejich oprávněným uživatelům, jako jsou vlastníci, administrátoři, manažeři, zaměstnanci a uživatelé kiosku.

Když společnost nebo zaměstnavatel používá EasyHours ke správě údajů o pracovní síle, záznamů o pracovní době, rozvrhů, schvalování nebo docházkových funkcí založených na poloze, je tato společnost obvykle stranou, která rozhoduje, proč a jak se tyto údaje o pracovní síle používají. V takových případech EasyHours zpravidla zpracovává tyto údaje jménem zákazníka.

EasyHours také zpracovává některé údaje pro vlastní účely, včetně správy účtů, ověřování, zabezpečení, fakturace, podpory, prevence podvodů a servisní komunikace.

2. Osobní údaje, které shromažďujeme

V závislosti na tom, jak je Služba používána, můžeme shromažďovat následující kategorie osobních údajů:

a. Údaje o účtu a profilu

Může jít o jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo, jazyk, zemi, profilový obrázek a údaje o nastavení účtu.

b. Údaje pro ověřování a zabezpečení

Může jít o jednorázové přístupové kódy, stav ověření, údaje o relaci, údaje o obnovovací relaci, identifikátory instalace, IP adresu, user agenta, metadata zařízení, verzi aplikace a záznamy související se zabezpečením nebo prevencí zneužití.

c. Údaje o společnosti a organizaci

Může jít o název společnosti, logo společnosti, zemi společnosti, nastavení společnosti, přiřazení rolí, údaje o vlastníkovi, vstupní kódy nebo vstupní klíče a stav předplatného.

d. Údaje o pracovní síle a údaje související se zaměstnáním

Může jít o identifikátory zaměstnanců, oddělení, data zahájení nebo ukončení, informace o roli, nastavení pracovní doby, nastavení související s přesčasy a další údaje pro správu pracovní síly zadané zákazníkem.

e. Údaje o sledování času a docházce

Může jít o záznamy příchodů a odchodů, záznamy přestávek, ruční záznamy, poznámky, stav výkazů práce, historii schvalování, časová razítka, informace o časovém pásmu, odkazy na projekty nebo úkoly a související auditní historii.

f. Údaje o poloze

Pokud jsou povoleny funkce založené na poloze, můžeme zpracovávat souřadnice příchodu a odchodu, adresy související s polohou, záznamy o firemních místech, nastavení geofence, související kontext polohy a geokódovací údaje používané k převodu souřadnic nebo adres na použitelné mapové nebo polohové záznamy.

g. Soubory a média

Může jít o avatary, firemní loga, přílohy k záznamům času, názvy souborů, velikosti souborů, úložné klíče a související metadata objektového úložiště.

h. Fakturační a transakční údaje

Může jít o fakturační kontaktní údaje, informace o plánu a předplatném, počty míst, metadata související s platbami, fakturační údaje a informace související s daněmi. Údaje o platební kartě obvykle zpracovává náš poskytovatel platebních služeb, nikoli my.

i. Údaje o oznámeních a zařízeních

Může jít o push tokeny, předvolby připomenutí, údaje ve schránce oznámení, stav doručení, údaje o e-mailových předvolbách, události administrátorských upozornění a identifikátory doručování mobilních platforem používané pro push oznámení Apple nebo Android.

j. Údaje podpory a komunikace

Může jít o zprávy, které nám pošlete, žádosti o podporu a další komunikaci týkající se Služby.

3. Zdroje osobních údajů

Osobní údaje můžeme získávat:

• přímo od vás;
• od zákaznické organizace, která vytvořila nebo spravuje váš přístup do EasyHours;
• od jiných oprávněných uživatelů v rámci stejného zákaznického účtu;
• z vašeho prohlížeče, zařízení nebo operačního systému;
• od poskytovatelů platebních, e-mailových, mapových, úložných, hostingových a notifikačních služeb; a
• z kontrol zabezpečení a prevence podvodů prováděných v souvislosti se Službou.

4. Jak osobní údaje používáme

Osobní údaje používáme k tomu, abychom:

• poskytovali, provozovali, udržovali a zabezpečovali Službu;
• vytvářeli a spravovali účty a firemní pracovní prostory;
• ověřovali uživatele a spravovali relace;
• zpracovávali sledování času, výkazy práce, schvalování, rozvrhy, záznamy související s volnem, reporty a analytiku;
• podporovali pracovní postupy kiosku a sdílených zařízení;
• umožnili funkce polohy a geofence tam, kde jsou nakonfigurovány;
• zpracovávali předplatná, fakturaci, daně a související administrativu;
• zasílali servisní zprávy, připomenutí, transakční e-maily a komunikaci podpory;
• odhalovali, předcházeli a vyšetřovali podvody, zneužití, nesprávné používání a bezpečnostní incidenty;
• plnili zákonné povinnosti a vymáhali naše podmínky; a
• zlepšovali spolehlivost, výkon a použitelnost Služby.

5. Právní základy

Tam, kde právní předpisy o ochraně údajů vyžadují právní základ, spoléháme se podle kontextu na jeden nebo více z následujících základů:

• plnění smlouvy nebo kroky učiněné před uzavřením smlouvy;
• oprávněné zájmy, jako je provozování bezpečné a spolehlivé služby, prevence zneužití, podpora zákazníků a zlepšování Služby;
• plnění zákonných povinností; a
• souhlas, je-li vyžadován, například pro určitá oprávnění zařízení nebo pro nepodstatné cookies či technologie.

6. Role správce a zpracovatele

EasyHours nevystupuje při veškerém zpracování v jediné roli.

EasyHours jako správce

EasyHours vystupuje jako správce u údajů, které používáme pro vlastní obchodní účely, včetně:

• vytvoření a správy účtu;
• přihlášení, ověřování a zabezpečení;
• fakturace, správy předplatného a administrace plateb;
• zákaznické podpory a servisní komunikace;
• prevence podvodů, prevence zneužití a dodržování právních předpisů; a
• interního zlepšování služby a provozní administrativy.

EasyHours jako zpracovatel

EasyHours zpravidla vystupuje jako zpracovatel, když zákazník používá Službu k ukládání, správě nebo analýze údajů o pracovní síle jménem organizace tohoto zákazníka, včetně:

• záznamů o zaměstnancích;
• záznamů času a výkazů práce;
• rozvrhů a schvalování;
• příloh nahraných zákazníkem nebo oprávněnými uživateli; a
• údajů o poloze nebo geofence zpracovávaných v rámci docházkových postupů nakonfigurovaných zákazníkem.

Pokud jste zaměstnanec nebo pracovník, jehož údaje zpracovává prostřednictvím EasyHours váš zaměstnavatel nebo organizace, bývá vaším hlavním kontaktním místem pro otázky týkající se těchto údajů o pracovní síle obvykle váš zaměstnavatel nebo organizace.

7. Poloha a monitorování pracovní síly

Funkce polohy a geofence jsou volitelné produktové funkce. Pokud je zákazník povolí a pokud příslušný uživatel nebo zařízení udělí potřebná oprávnění, může EasyHours zpracovávat údaje o poloze v souvislosti s docházkovými postupy.

Zákazníci odpovídají za zákonné používání těchto funkcí, včetně poskytnutí případných požadovaných oznámení na pracovišti, nastavení vhodných interních zásad a zajištění toho, aby jejich používání monitorovacích, docházkových a polohových nástrojů bylo v souladu s použitelnými právními předpisy v oblasti zaměstnání, práce, pracoviště a ochrany soukromí.

8. Sdílení osobních údajů

Osobní údaje můžeme sdílet s:

a. Příslušným zákazníkem a jeho oprávněnými uživateli

Pokud používáte EasyHours prostřednictvím účtu společnosti nebo zaměstnavatele, mohou být vaše údaje viditelné pro tohoto zákazníka a pro oprávněné uživatele, které určí, v závislosti na jeho konfiguraci a oprávněních.

b. Poskytovateli služeb a dílčími zpracovateli

Údaje můžeme sdílet s poskytovateli, kteří nám pomáhají provozovat Službu, například s poskytovateli pro:

• hosting, databázovou infrastrukturu, objektové úložiště, záložní úložiště, obnovu po havárii a související technický provoz;
• doručování e-mailů;
• platby, předplatná, vystavování faktur a administraci fakturace;
• analytiku a měření používání produktu;
• mapy a geokódování;
• push oznámení; a
• bezpečnost, protokolování a provoz podpory.

Mezi tyto poskytovatele mohou tam, kde je to relevantní, patřit:

• Hetzner, kterého používáme pro hosting aplikace, databázovou infrastrukturu, objektové úložiště, zálohování a související infrastrukturní provoz. Naše primární aplikační infrastruktura, databáze a objektové úložiště jsou hostovány v Německu.
• Backblaze, kterého používáme pro záložní úložiště a záložní kopie související s obnovou po havárii. Pro tyto zálohy aktuálně používáme region EU Central společnosti Backblaze.
• Resend, kterého používáme pro doručování transakčních e-mailů a e-mailů podpory. To může zahrnovat zpracování e-mailových adres, obsahu zpráv a souvisejících metadat doručení.
• Stripe, kterého používáme pro zpracování plateb, předplatná, vystavování faktur a administraci fakturace. Údaje o platební kartě jsou obecně zpracovávány přímo společností Stripe, nikoli ukládány námi.
• PostHog, který používáme pro analytiku a měření používání produktu. Tam, kde jej nakonfigurujeme, to může zahrnovat údaje webové nebo produktové analytiky. Aktuálně používáme cloudový region EU společnosti PostHog.
• Google Maps Platform, kterou používáme pro funkce související s mapami a geokódováním. To může zahrnovat zpracování adres, souřadnic a souvisejících údajů pro vyhledávání polohy.
• Apple Push Notification service (APNs), kterou používáme k doručování push oznámení na zařízení Apple.
• Firebase Cloud Messaging (FCM), kterou používáme k doručování push oznámení na zařízení Android.
• další poskytovatele, které můžeme čas od času využívat pro bezpečnost, protokolování a provozní podporu.

c. Profesionální poradci a strany firemních transakcí

Údaje můžeme sdílet s právníky, účetními, auditory, pojistiteli nebo v souvislosti s fúzí, akvizicí, financováním, restrukturalizací nebo prodejem celého našeho podniku či jeho části.

d. Zpřístupnění z právních nebo bezpečnostních důvodů

Údaje můžeme zpřístupnit, pokud se důvodně domníváme, že je zpřístupnění nezbytné pro dodržení zákona, předpisu, právního procesu, zákonné žádosti orgánu veřejné moci nebo pro ochranu práv, bezpečnosti či zabezpečení.

9. Mezinárodní předávání

EasyHours může zpracovávat osobní údaje ve Švýcarsku a v dalších zemích, kde působíme my nebo naši poskytovatelé služeb.

Naše primární hostingová infrastruktura, databáze a objektové úložiště jsou hostovány v Německu. Pro záložní úložiště aktuálně používáme region EU Central společnosti Backblaze. Někteří z našich dalších poskytovatelů služeb mohou zpracovávat údaje nebo k nim přistupovat z jiných jurisdikcí podle toho, jak jsou jejich služby poskytovány a podporovány.

Tam, kde to vyžadují použitelné právní předpisy, používáme pro mezinárodní předávání vhodné záruky, jako jsou smluvní ochranná opatření, smlouvy o zpracování údajů a standardní smluvní doložky nebo podobné uznávané mechanismy předávání.

10. Uchovávání údajů

Osobní údaje uchováváme po dobu, která je přiměřeně nezbytná pro účely popsané v těchto Zásadách ochrany osobních údajů, včetně poskytování Služby, plnění zákonných povinností, řešení sporů, vymáhání dohod, udržování zabezpečení a vedení odpovídajících obchodních záznamů.

Obecně:

• údaje o účtu a profilu uchováváme po dobu, kdy je příslušný účet aktivní, a po přiměřenou dobu poté;
• bezpečnostní a ověřovací protokoly uchováváme po dobu přiměřeně nezbytnou pro účely zabezpečení, prevence podvodů, řešení problémů a auditu;
• údaje o pracovní síle, sledování času a docházce jsou obecně uchovávány podle pokynů zákazníka a našich smluvních a zákonných povinností;
• fakturační a daňové záznamy mohou být uchovávány po delší dobu, pokud to vyžadují právní předpisy nebo účetní standardy; a
• záložní kopie mohou po omezenou dobu zůstávat v průběžných zálohách, než budou přepsány nebo smazány.

11. Cookies a podobné technologie

EasyHours používá cookies a podobné technologie pro účely, jako jsou:

• ověřování a správa relací;
• zabezpečení a prevence podvodů;
• funkčnost relace kiosku;
• jazykové nebo rozhraní předvolby;
• spolehlivost služby a technický provoz; a
• analytika tam, kde jsme analytické funkce nakonfigurovali.

EasyHours aktuálně používá PostHog pro měření související s analytikou. V závislosti na konfiguraci analytiky to může zahrnovat cookies nebo podobné technologie používané k měření používání webu nebo produktu.

Pokud použijeme nepodstatné cookies nebo podobné technologie tam, kde je vyžadován souhlas, vyžádáme si tento souhlas prostřednictvím vhodného mechanismu souhlasu a podle potřeby aktualizujeme tyto Zásady ochrany osobních údajů.

12. Zabezpečení

Používáme přiměřená technická a organizační opatření navržená k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím, změnou nebo zpřístupněním.

Žádný způsob přenosu nebo ukládání však není zcela bezpečný a nemůžeme zaručit absolutní bezpečnost.

13. Vaše práva

V závislosti na vaší poloze a použitelných právních předpisech můžete mít ve vztahu ke svým osobním údajům práva, například právo:

• získat přístup ke svým údajům;
• opravit nepřesné údaje;
• požádat o výmaz údajů;
• vznést námitku proti určitému zpracování nebo požádat o jeho omezení;
• požádat o přenositelnost určitých údajů; a
• odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu.

Pro uplatnění svých práv kontaktujte Reveal email.

Pokud EasyHours zpracovává vaše údaje jménem vašeho zaměstnavatele nebo jiného zákazníka, měli byste obvykle nejprve kontaktovat tuto organizaci. Tam, kde je to vyžadováno, můžeme našemu zákazníkovi pomoci s odpovědí na vaši žádost.

14. Stížnosti

Pokud máte obavy ohledně toho, jak nakládáme s osobními údaji, kontaktujte nás prosím nejprve na adrese Reveal email.

V závislosti na použitelném právu můžete mít také právo podat stížnost u příslušného orgánu pro ochranu údajů, včetně švýcarského Spolkového komisaře pro ochranu údajů a informací (FDPIC) nebo vašeho místního dozorového úřadu.

15. Údaje dětí

EasyHours je určena pro firemní použití a není zaměřena na děti. Prostřednictvím spotřebitelského používání Služby vědomě neshromažďujeme osobní údaje přímo od dětí.

16. Změny těchto Zásad ochrany osobních údajů

Tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme čas od času aktualizovat.

Když tak učiníme, zveřejníme aktualizovanou verzi ve Službě nebo jejím prostřednictvím a upravíme datum „Poslední aktualizace“ uvedené výše. O podstatných změnách můžeme také informovat prostřednictvím Služby nebo e-mailem, pokud je to vhodné.

17. Kontakt

Martin Nielsen
Zollikerstrasse 23
8008 Zürich
Switzerland

E-mail: Reveal email